Meesterwerk voor creatieve sector | Forum Fiscaal Dienstverleners interview met onze COO Susan Zwijnenberg
Een actrice uit een populaire soapserie, een bekende dj of zanger die optreedt tijdens een festival. Ook zij krijgen te maken met belastingzaken. Fiscaal en financieel advieskantoor Grey Men heeft bijna uitsluitend cliënten uit de media- en entertainmentindustrie en is gespecialiseerd in financieel management van artiesten. Partner/chief operating officer (COO) Susan Zwijnenberg: “Vanuit bewondering voor de makers bedienen we de zakelijke kant van de creatieve wereld.”
Bij het kantoor Grey Men, gevestigd in Amsterdam, werken zo’n 50 medewerkers voor ongeveer 1.100 cliënten. Van zzp’ers als acteurs, muzikanten, fashiondesigners, fotomodellen, rappers, fotografen, en dj’s tot aan grote corporate cliënten, zoals evenementenorganisaties, muzieklabels of filmproductiemaatschappijen met 50 medewerkers in dienst. “Het hele spectrum”, zegt Susan, “maar voor ons is het belangrijk of iemand relevant is in de media- of entertainmentindustrie. Het zijn de bekende, vaak toerende artiesten die weinig affiniteit met cijfers hebben en daar niets mee te maken willen hebben. Ze vinden het lastig en zijn er soms zelfs bang voor. Voor ons is het een missie om in eenvoudige taal uit te leggen hoe het gaat met hun bedrijf.” Volgens Susan heeft het gros van de cliënten op jonge leeftijd er nooit aan gedacht om ondernemer te worden. “Ze hebben wél allemaal een passie en willen iets maken. Daar horen ook zaken bij als advisering over pensioen, aangifte doen, intellectueel eigendom, buffers opbouwen en het toekomstbestendig maken van hun carrière.”
Eigen helpdesk
Ook Grey Men kende een spannende tijd toen de wereld in de greep was van het coronavirus. ”De branche lag helemaal stil”, blikt Susan terug. “Geen evenementen, geen optredens. Dat zorgde voor veel onrust bij onze cliënten. We besloten een medewerker intern vrij te maken die zich volledig kon focussen op de coronasteunmaatregelen. Een soort helpdesk om onze cliënten actief te benaderen met “dit zijn de regels, dit zou je kunnen doen en hier kunnen we jullie bij helpen”. Dat was een goede zet. Onze cliënten zijn trouwens heel creatief. Die zitten niet thuis en doen niets, maar gingen bijvoorbeeld veel online ondernemen.” Met het terugbetalen van coronasteun krijgt Susans kantoor ook te maken. “Cliënten die 5 jaar corona-uitstel hadden moeten nu gaan betalen en dat kan best nog lastig zijn. Het moet terug, daar kunnen we niets aan doen. Maar we helpen ze daarbij.”
Goede contacten
Susan heeft veel en fijn contact met de accountmanager van de Belastingdienst. “Hij kent ons bedrijf. Ik denk dat we als kantoor goed bezig zijn. We leggen altijd aan onze cliënten uit dat de Belastingdienst bij het ondernemerschap hoort. We helpen onze cliënten met het voldoen aan hun verplichtingen, en dat ze bijvoorbeeld een financiële buffer aanhouden voor hun belastingen.” Over hoe ze staat tegenover horizontaal toezicht (HT), zegt ze: “Daar heb ik het ook met de accountmanager over gehad. We zijn niet bij een koepelorganisatie aangesloten. Dat is verplicht voor deelname aan HT. Daarnaast moeten we PE-punten halen en cursussen volgen. Dat is op zich niet erg, maar veel onderwerpen die daar worden behandeld zijn voor ons niet relevant.”
“Wat betreft de activiteiten rond het Meerjarenplan waardeer ik het zeer dat we vanuit de kant van de fiscaal dienstverleners gehoord worden. En dat met tips die we tegenkomen in de praktijk iets gedaan wordt. Het is een win-winsituatie. De Belastingdienst is erbij gebaat dat fiscaal dienstverleners de boel op orde hebben, die op hun beurt goede afspraken kunnen maken met de Belastingdienst.” Ook deelname aan het Intermediairpanel heeft volgens Susan meerwaarde. “Leuk om een ‘kijkje in de keuken bij de Belastingdienst’ te nemen. Maar ook om ‘gezichten’ bij de medewerkers te hebben en knelpunten te bespreken met mensen die invloed kunnen uitoefenen op verbetering daarvan. Daarnaast interessant om te weten hoe andere kantoren tegen bepaalde zaken of fiscale kwesties aankijken.” Wat ze verder nog kwijt wil, is dat ze met interesse de nieuwsbrieven van Forum Fiscaal Dienstverleners leest. “Ik bekijk ook de discussies en dan vooral naar onderwerpen die bij ons kantoor zouden kunnen spelen. En dan specifiek naar het antwoord van de Belastingdienst.”
‘Iemand bedacht ooit voor ons de term financiële huisarts’
Starters
De Goede start-site kent ze niet, maar aandacht voor de creatieve starter heeft het kantoor wel. “Enkele jaren geleden introduceerden we een nieuwe bedrijfstak: White Label. Voor startende talenten in de creatieve industrie. We merkten dat de stap voor sommige makers om naar een boekhouder of fiscalist te gaan best groot is, terwijl het juist belangrijk is om zaken vanaf het begin goed te regelen. Anders kan stress daarover zelfs carrières kosten. Het doet ook iets met het creatieve proces. Hoe kun je dan een nieuwe plaat maken of goed acteren? We hebben toen een junior medewerker ingezet die in dat proces mee kan groeien met de jonge talenten. Op die manier maken ze geleidelijk aan kennis met onze branchegerelateerde dienstverlening.”
Grey Men is bijna 18 jaar geleden opgericht. “Het was oorspronkelijk een kleinschalig kantoor, gericht op de media- en entertainmentindustrie”, legt Susan uit. “Ruim 13 jaar geleden zocht ik een bijbaantje in de lijn met mijn studie fiscaal recht en kwam bij Grey Men terecht. “Ik vond het meteen geweldig dat ik fiscaal advies mocht geven aan zulke leuke cliënten in de branche. We zitten dicht op onze cliënt met wie we vaak een informele vertrouwensband hebben. Dat vind ik overigens een van de leukste zaken in mijn werk. Iemand bedacht ooit voor ons de term financiële huisarts.” Inmiddels is ze partner en eigenaar, 3 jaar geleden trad ze toe en zorgt als COO ervoor dat het kantoor op dagelijkse basis in goede banen wordt geleid.
‘Stress kan carrières kosten’
Helden
Susan is onder meer verantwoordelijk voor HR en stelt medewerkers aan die affiniteit hebben met een passie voor de branche. Niet iedereen kun je aan tafel zetten met een groot artiest. “We merkten dat mensen die in hun vrije tijd de nieuwste muziek luisteren, evenementen en theaters bezoeken of veel van mode weten, het leuk en spannend vinden om voor deze cliënten te werken. We hebben best wel wat voorbeelden van collega’s die voor hun helden werken, want een groot gedeelte van onze cliënten zijn bekende Nederlanders. Dat maakt het werk heel erg leuk, maar brengt ook een grote verantwoordelijkheid met zich mee.” Dat legt ze uit: “We hebben intern strenge regels en vaktechnisch moet het goed op orde zijn. Er zijn natuurlijk specifieke regels voor sporters en artiesten, bijvoorbeeld voor cliënten die veel internationaal optreden. We zijn er dagelijks mee bezig, kennen de branche heel goed en weten wat gebruikelijk is. Naast fiscale en financiële kennis, zijn we ook goed op de hoogte van de industrie zelf.”